Términos de Referencia para Auditoría Externa
Este documento define los Términos de Referencia para la auditoria de los proyectos mencionados a continuación, a realizar por un auditor independiente. Adicionalmente debe ser analizado el sistema y procedimientos de gestión financiera implementados por la contraparte y se deben dar recomendaciones para mejorar el informe en el futuro.
1.Información del proyecto
Título del(los) proyecto(s): ECHO/-AM/BUD/2024/91020 – P.232-2024-002
Europana – Promoción integral de la respuesta humanitaria transfronteriza y localizada y de la protección de los migrantes, los refugiados y las víctimas de la violencia en contextos de emergencia –Proyecto Perú
Período del proyecto: 01.06.2024- 31.05.2026
Presupuesto general del proyecto: 794.694,23
Donador del financiamiento: Unión Europea/ Alemania
Contraparte que implementa el proyecto: Cáritas del Perú
Lugar de ejecución del proyecto: Tumbes, Tacna y Lima
Moneda de informes financieros: Soles / Euro
Cuenta bancaria del proyecto: Nr. de la cuenta: 191-5650897-0-65 (Cta. Cte. Soles)
2.Objetivo de la auditoria
El objetivo de la auditoria consiste en verificar que los fondos provenientes de Cáritas Alemania y de la Unión Europea son utilizados de acuerdo con el contrato del proyecto (que está incluido en los objetivos fijados), y los reglamentos nacionales, así como verificar si los sistemas financieros de la contraparte cumplen con las normas generales aceptadas.
3.Área de trabajo
Los servicios de auditoria incluyen los siguientes aspectos:
3.1 La auditoría debe efectuarse en el domicilio de la contraparte que ejecuta el proyecto y donde se realiza su contabilidad, y en aquellos lugares, donde se ejecuta el proyecto arriba mencionado.
3.2 La auditoría abarca la verificación de los documentos financieros o de una muestra pertinente, de los procesos y de toda otra información pertinente al proyecto, en concordancia con los estándares internacionales. Esto incluye
reportes del sistema de control interno relacionados con los estados financieros, reportes del cumplimiento de la legislación de contabilidades nacionales y sobre las regulaciones laborales, y reportes sobre el cumplimiento de todas las condiciones contractuales entre la contraparte y Cáritas Alemania (DCV).
3.3 Además de los aspectos mencionados, la auditoria debe analizar los puntos fuertes y débiles de la administración general de la contraparte. El objetivo es identificar puntos de aprendizaje para la contraparte, mejorar sus estructuras y sus sistemas de manera sostenible. De este análisis resultará la lista de recomendaciones para la contraparte que será parte de la carta de gestión.
3.4 Opcional: La auditoría verificará que los bienes adquiridos y/o los servicios prestados llegaron a los beneficiarios previstos. Esto puede hacerse mediante entrevistas con los beneficiarios y/o visitas sobre el terreno.
Si se identifica cualquier problema de mal uso de fondos del proyecto durante el curso de la asignación (definiendo el mal uso como el uso de fondos del proyecto para otros fines que no sean los acordados contractualmente), cuantificar las pérdidas financieras resultantes para el proyecto. En caso se detecte algo que indique la necesidad de hacer investigaciones adicionales, informar a Cáritas Alemania. En este caso, se podrá ampliar el alcance de la auditoría.
4.Metodología y normas
En su trabajo, el auditor tiene que cumplir con el “Código de Ética para Contadores” de los reglamentos de la Federación Internacional de Contadores (IFAC). La verificación se efectúa de acuerdo con la legislación nacional y los estándares internacionales pertinentes. Bajo estos aspectos, el auditor tiene que:
1. Dar su opinión sobre la información financiera anterior (ISA 800).
2. Aplicar determinados procedimientos acordados en lo que respecta a la informaciónfinanciera, esto incluye:
a. Completar la lista de control del anexo,
b. Confirmar las declaraciones en el apartado 6.2 Documentos a entregar
3. Verificar físicamente la cobertura de los comprobantes de gastos mediante unamuestra pertinente. La muestra debe incluir una cobertura representativa de todos losgastos, incluyendo un buen número de gastos menores, al menos el 50% del valor decada posición presupuestaria principal y al menos el 81% del valor total (costes reales).El procedimiento de muestreo debe ser documentado en el informe final de auditoría.
5.Cualificación del auditor
Para realizar la auditoria, el auditor debe cumplir uno de los siguientes criterios:
5.1 El auditor o la firma auditora es miembro de una asociación nacional u organización de contadores o auditores, que a su vez es miembro de la “Federación Internacional de Contadores (International Federation of Accountants, IFAC).
5.2 El auditor o la firma auditora es miembro de una institución nacional de contabilidad o de auditoría. Si esta organización no es miembro de IFAC, entonces el auditor se compromete a asumir este compromiso de acuerdo con los estándares y éticas establecidas en este TdR.
Sería de gran interés, si el auditor tuviera experiencia en auditoria/ verificación de proyectos en el sector no lucrativo financiados con fondos públicos o donantes internacionales.
6.Documentos a entregar
Informe de auditoría
El idioma de los informes es español. La moneda del informe es la moneda local y el euro. El informe escrito de auditoria debe ser aprobado por todas las partes contratantes.
El informe de auditoría debe contener la siguiente información:
6.1 Detalles sobre el tipo y el alcance de la auditoria, periodo de tiempo y lugar de la auditoria, los estándares aplicados y conclusiones.
6.2 Confirmación explicita de los siguientes 5 puntos (si existieran razones para restringir esta confirmación, deberán aclararse los motivos).
a. Los registros contables fueron debidamente presentados.
b. Los informes financieros presentan debidamente todos los ingresos y egreso smediante los documentos de soporte
c. Se ha cumplido con el plan de Ingresos/Gastos – Plan de financiación.
d. Se ha respetado el fin específico y los fondos han sido utilizados austera y económicamente.
e. Se han respetado las partes contractuales entre el donador y el beneficiario.
6.3 Los siguientes documentos forman parte del informe de auditoría:
a. Informe financiero auditado con un análisis de la desviación (en %) entre elpresupuesto y los gastos de cada posición presupuestaria.
b. Cuadro general de ingresos y gastos según la estructura presupuestaria aprobada (estructura presupuestaria, ver acuerdo de proyecto)
c. Lista de control (Anexo 2) completada y firmada, eventualmente con observaciones adicionales.
d. Lista de inventario actualizada con los bienes adquiridos durante el transcursodel proyecto.
e. Lista de personal del proyecto de la organización ejecutora, incluyendo una confirmación de la conformidad de los salarios con los estándares locales.
f. Lista cuantificada de gastos no elegibles por tipo de costo, por separado para cada uno de los proyectos revisados, de acuerdo con los presupuestos de proyecto respectivos (si procede).
g. Al final del periodo del proyecto, un informe financiero auditado consolidado que incluya una presentación de todos los ingresos y egresos por posición presupuestaria, un análisis de las desviaciones entre el presupuesto y los gastos por posición presupuestaria y cualquier saldo existente de todo el periodo del proyecto.
h. Carta de gestión: El auditor debe emitir por separado una carta de gestión, en la cual se informará sobre las irregularidades identificadas y se darán recomendaciones para su corrección. El informe de auditoría debe incluir la siguiente frase estándar: “Para más informaciones complementarias y recomendaciones véase la Carta de gestión”.
Además del informe, esperamos una reunión con la dirección y el personal responsable de la Organización en el último día del trabajo en el lugar, en la que se presenten y expliquen los principales hallazgos preliminares a la Organización. La Organización deberá tener la oportunidad de responder adecuadamente a todos los hallazgos. La respuesta de la Organización formará parte del informe final. El informe deberá comentar sobre la plausibilidad de la respuesta de la Organización.
No se acepta un informe según “procedimientos acordados”/ISRS 4400.
7.Fechas de entrega de documentos
La planificación del calendario debe considerar las siguientes fechas:
Presentación de la convocatoria: 04.05.2026
Fecha de cierre de la convocatoria: 15.05.2026
Selección y contratación: 01.06.2026
Inicio de labores: 15.06.2026
Conclusión de auditoria en el domicilio de la contraparte: 15.07.2026
Entrega del Informe preliminar de auditoria: 22.07.2026
(el informe preliminar tiene que ser aprobado por la contraparte y Cáritas Alemania (DCV); la retroalimentación y los comentarios de Cáritas Alemania y la contraparte deben ser considerados e incluidos en el informe final.
Entrega del informe final de auditoria: 05.08.2026
8.Confidencialidad:
La participación se llevará a cabo de manera confidencial. Todos los documentos, informes, pruebas e información en relación con la participación se considerarán como confidenciales. El auditor no actuará de manera que pueda resultar en la afectación de la independencia de cualquier miembro del equipo, ni que pueda hacer que los externos crean que la independencia y la confidencialidad se han visto afectadas. El auditor no utilizará, ni aparentará utilizar, información adquirida durante el curso de esta participación para obtener ventajas personales o ventajas de terceros. El auditor informará de inmediato a Cáritas Alemania sobre cualquier posible conflicto de interés que pueda enfrentar al llevar a cabo esta participación.
9.Proceso de solicitud
Los candidatos interesados deben enviar sus ofertas incluyendo la siguiente información:
a. Presentación de la firma auditora, mencionando las cualificaciones y la experiencia delos auditores que realizan la auditoría y su experiencia en encargos similares anteriores / auditorías con fondos de financiación para proyectos.
b. Constancia de registro como contador público certificado/contable colegiado (ver también 5. Calificación del auditor)
c. Pertenencia a la IFAC o a una asociación nacional que esté registrada en la IFAC(registro y licencia anual)
d. Confirmación de los términos de referencia, la metodología y los estándares de auditoría
e. Presupuesto que incluya los impuestos y todos los gastos que puedan producirse(incluidos los gastos de viaje)
f. Calendario de trabajo propuesto
Se debe enviar oferta del servicio por correo electrónico a postmaster@caritas.org.pe hasta el 15.05.2026.